Beleidsplan van de Vrienden

De Vrienden beogen ‘de ondersteuning van de Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam in de ruimste zin van het woord en voorts al hetgeen daarmee rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.’

De Stichting Vrienden van de Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam (SVBC) is opgericht op 3 juli 2007 onder de naam Stichting Vrienden van de Bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam (SVBU). Zij is de voortzetting van de op 1 oktober 1937 opgerichte Vereniging van Vrienden van de Universiteitsbibliotheek van Amsterdam. De naamsverandering in Vrienden van de Bijzondere Collecties is in 2014 statutair vastgelegd.

Binnen de organisatie van de Universiteitsbibliotheek is in 2008 een erfgoedsector tot stand gebracht, waarbinnen de Bijzondere Collecties van de UB en het Allard Pierson Museum in één organisatie zijn samengegaan.

Het Allard Pierson Museum kent een eigen vriendenorganisatie. Ze vindt haar legitimatie in het specifieke arbeidsterrein van het APM, namelijk de archeologie. Het aandachtsterrein van de Vrienden van de Bijzondere Collecties volgt de verzamelgebieden van de Bijzondere Collecties: documentair erfgoed van vóór 1880, maar ook van later datum en alles  wat daarmee verband houdt op technisch, cultureel en wetenschappelijk gebied. Op grond van hun activiteiten zijn de Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam officieel als museum en als bibliotheek geregistreerd.

Het bestuur van de Stichting zoekt zijn leden in lijn met de speerpuntactiviteiten van de Bijzondere Collecties. De bestuursleden verrichten hun werkzaamheden om niet.

De Binnenamstel, in de oudst bekende Nederlandse kleurendruk, 1697

Toonneel der voornaamste Nederlandse huizen en lusthoven, naar ’t leven afgebeeld in 55. kopere platen. Amsterdam [1697]. Verworven in 2005, dankzij de Vrienden.

Doelstelling

De statuten formuleren het doel van de SVBU als ‘de ondersteuning van de Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam in de ruimste zin van het woord en voorts al hetgeen daarmee rechtstreeks of zijdelings verband houdt of daartoe bevorderlijk kan zijn.’ De SVBC tracht dit doel te bereiken door:

  • financiële ondersteuning te geven voor projecten gericht op het breder toegankelijk maken van de verzamelingen van de Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam;
  • financiële ondersteuning te geven voor de aankoop van boeken, handschriften, kaarten en andere objecten voor het onderhouden van de Bibliotheek, waaronder verder begrepen het restaureren van boeken en handschriften, kaarten et cetera;
  • de bekendheid van de Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam te bevorderen;
  • ondersteuning te geven bij het ontsluiten en toegankelijk maken (ook in digitale vorm) van de Bijzondere Collecties voor studenten en het bredere publiek.

Operationeel toegespitst ziet de SVBC het als haar doel de Bijzondere Collecties als onderdeel van de organisatie van de Bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam in te bedden in een civil community en in de uitoefening van taken (acquisitie, beheer, ontsluiting & digitalisering, presentatie) te ondersteunen.

Civil community

De civil community bestaat uit de donateurs van de SVBC. In de gelederen van de donateurs ontmoeten medewerkers en ex-medewerkers van de UvA, gebruikers en ex-gebruikers van de Universiteitsbibliotheek en zij die zich hetzij uit professie hetzij uit liefhebberij bij het boek betrokken voelen, elkaar. Donateurs van de SVBC zijn Vrienden van de Bijzondere Collecties van de Universiteit van Amsterdam.

De civil community wordt zichtbaar in de aanwezigheid van Vrienden op openingen van exposities en andere evenementen georganiseerd door de Bijzondere Collecties en op speciale Vriendenbijeenkomsten, zoals lezingen, rondleidingen en workshops. Zo biedt de SVBC aan de Bijzondere Collecties een platform van civiele betrokkenheid.

Door dit platform te onderhouden en waar mogelijk te verstevigen biedt de SVBC ondersteuning aan de Bijzondere Collecties.

Aan de civil community wordt vormgegeven in samenwerking met de daarvoor aangewezen medewerkers en directie van de Bijzondere Collecties.

Financiële ondersteuning

Minstens zo belangrijk is de financiële component van die ondersteuning. Wat de Amsterdamse Universiteits Vereniging incidenteel doet, doet de SVBC op structurele basis, fondsen bijeenbrengen waarmee de Bijzondere Collecties in de uitoefening van taken ondersteund wordt.

Die fondsen bestaan uit de opbrengsten van

  • minimum-donaties en vrijwillige bijdragen van de Vrienden, zowel natuurlijke als rechtspersonen;
  • schenkingen en legaten van Vrienden en derden, zowel natuurlijke als rechtspersonen;
  • deelname van Vrienden aan bijeenkomsten;
  • het mede realiseren van aanspraken op subsidies ter ondersteuning van het beleid van de Bijzondere Collecties waarin opgenomen dat 20% van de kosten van projecten gefinancierd wordt met externe gelden.

De SVBC werft deze fondsen door waar nodig en mogelijk bekendheid te geven aan haar activiteiten. Daarbij streeft zij actief naar inbedding van wervingsactiviteiten in de activiteiten waarmee de Universiteitsbibliotheek, de Bijzondere Collecties en de Amsterdamse Universiteits Vereniging zich extern profileren. Dit omwille van overwegingen van financiële en communicatieve efficiency.

Beheer

De verworven fondsen worden door het bestuur van de SVBU beheerd en namens het bestuur door de penningmeester.

Over een tijdsbestek van enige jaren houden de geworven fondsen en de bestedingen grosso modo gelijke tred met elkaar in die zin dat de ontwikkeling van de bestedingen die van de geworven fondsen op enige afstand volgt.

Dit betekent dat de SVBC streeft naar de opbouw van een eigen vermogen van minimaal zodanige omvang dat incidenteel een relatief grote besteding mogelijk wordt. Het opbouwen van een eigen vermogen van nog grotere omvang is geen zelfstandige doelstelling van de SVBC.

Het vermogen wordt belegd in vastrentende waarden. Daarbij gaat de kwaliteit van de dienstverlenende bank of de uitgevende instantie boven het rendement. Omwille van de normale huishouding wordt een gedeelte van het vermogen in liquide middelen aangehouden, zulks ter beoordeling van de penningmeester.

Verantwoording

Het bestuur legt jaarlijks verantwoording af. Zij laat daartoe een jaarrekening opstellen door een onafhankelijk administrateur en biedt deze tezamen met een overzicht van gebeurtenissen en een omschrijving van de in dat jaar gedane bijdragen aan de donateurs aan.

Besteding

De besteding van de fondsen behoort tot de verantwoordelijkheid van het bestuur. Bij bestedingsbesluiten houdt het bestuur zowel het belang van de ondersteuning van de verschillende taken van de Bijzondere Collecties in het oog alsook de herkenbaarheid van de ondersteunde activiteiten naar de Vrienden toe. Dit laatste aandachtspunt maakt dat financiële ondersteuning door de Vrienden zich in de praktijk zal concentreren op de uitoefening van universitaire erfgoedtaken waaronder de bekostiging van aanwinsten voor de collectie.

In het verleden hebben door de Vrienden mogelijk gemaakte aanwinsten bekendheid verworven onder de benaming Vriendengeschenken.

Vriendengeschenken kunnen door de SVBC geheel op eigen kracht bekostigd worden, maar ook in een coalitie met andere publieke dan wel private fondsen.

De Universiteitsbibliotheek dan wel de Bijzondere Collecties kunnen het bestuur suggesties doen voor Vriendengeschenken of over een voorgenomen Vriendengeschenk advies uitbrengen aan het bestuur.

Daarnaast kent de directie van de Bijzondere Collecties het bestuur van de Vrienden in haar activiteiten en vraagt binnen het kader van de doelstellingen van de Vrienden om ondersteuning.

Focus 20142017

Als vele stichtingen ziet de SVBC zich geconfronteerd met een dalend en vergrijzend bestand van donateurs. De Bijzondere Collecties vragen in een achterblijvend economisch klimaat en teruglopende ondersteuning door overheden om een bredere oriëntatie voor het verkrijgen van middelen.

SVBC en BC hebben zich daarom voor de komende twee tot drie jaar als hoofddoel gesteld de daling van het aantal donateurs in eerste instantie een halt toe te roepen door een programma van activiteiten gericht op binding en beleving van de huidige donateurs. En vervolgens in het verlengde daarvan de aantrekkingskracht voor nieuwe donateurs te vergroten.

Tot besluit

Dit beleidsplan is door het bestuur van de Stichting in de vergadering van 10 december 2013 vastgesteld en heeft een geldigheid van vier kalenderjaren. In het vierde jaar zal het geëvalueerd worden, ter voorbereiding van de vaststelling van een gewijzigd of nieuw beleidsplan.

17 april 2014